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ASSOCIÉ(E) AUX OPÉRATIONS

Publiée le : 10/01/2017     Expire le : 12/02/2017

LA REPRESENTATION DU PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT (PNUD) EN COTE D'IVOIRE
RECRUTE

ASSOCIÉ(E) AUX OPÉRATIONS

OUVERT UNIQUEMENT AUX NATIONAUX IVOIRIENS )

Background

 Le Conseil d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique 1 qui couvre la période 2014 -  2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur  mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation et l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de  ressources prévues.

A cet effet, les Bureaux Pays ont dû subir un test de Viabilité et d’Efficacité financière (FSE) qui permet de s’assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015.

Sous la direction générale et la supervision directe du DCD–Opérations (DCD–O), l’Assistant(e) aux Opérations participe activement à la gestion et à la conduite journalières de l’Unité des Opérations dans le cadre de l’exécution des différentes activités opérationnelles et celles connexes pour s’assurer de la bonne qualité et de l’exactitude des tâches menées. L’Assistant(e) aux Opérations doit promouvoir une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant(e) aux Opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des projets du Bureau Pays, pour échanger des informations et garantir une prestation uniforme des services.

Duties and Responsibilities

Résumé des Fonctions clés:

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;

  • Contribuer au fonctionnement effectif et efficace de l’Unité des Opérations;

  • Apporter un appui dans la  gestion administrative et financière;

  • Apporter un appui dans la gestion effective des contrôle;

  • Aider au  renforcement et au partage des connaissances et leur diffusion.

 Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/du PNUD;

  • Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels administratifs du Bureau Pays et mise en œuvre des procédures d’utilisation (SOPs);

  •  Participation effective à l’élaboration de plans de travail annuels basés sur les résultats (Plan deTravail Intégré – IWP ou le Plan de Travail annuel pour les Opérations – AOW). Fournir régulièrement au DCD–O et au personnel des Opérations des comptes-rendus sur l’état de mise en œuvre de l’AOW;

  • Servir de point focal pour la diffusion et la mise en œuvre des initiatives de l’Organisation.

Apporter une assistance effective et efficace au DCD–O pour assurer le bon fonctionnement de l’Unité des Opérations, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Contacts avec les visiteurs et les membres du personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, servir d’interprète le cas échéant et/ou rédiger des procès-verbaux destinés au DPA/O;

  • Participer aux réunions de l’Equipe de Gestion des Opérations (OMT) et assurer la prise de notes pour les besoins du DPA–O;

  • Apporter une assistance au DPA–O. en étroite collaboration avec l’Unité RH pour  toutes les initiatives RH, telles que les enquêtes inter-villes (‘’place-to-place surveys’’), les enquêtes détaillées sur les salaires, la révision des indemnités journalières de subsistance (DSA), etc;

  • Assurer la prise de notes pendant les différentes réunions de l’Unité des Opérations et faire des comptes rendus au DPA–O pour garantir des synergies dans les mesures prises par les différentes unités;

  • Compilation, préparation de notes d‘information et de matériels de présentation, discours -  information de référence  et documentation pour les réunions et missions;

  • traduction de la correspondance de routine en cas de besoin.

Apporter une assistance effective en matière de gestion administrative et financière,se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Assurer le secrétariat technique pour toutes les initiatives de suivi, entreprises par le Bureau Pays, notamment la mise à jour régulière des pages intranet du Bureau Pays, relatives aux Opérations, l’envoi de messages électroniques de relance à l’Unité des Opérations afin de diligenter le processus de prise de décisions, travailler en étroite collaboration avec l’équipe des TIC en qualité de point focal pour le  rapport sur la Gestion du Bureau Pays;

  • Assurer la liaison avec les différentes unités pour collecter des données en vue de l’élaboration du budget annuel. Classement/archivage des données relatives à l’administration des budgets destines aux projets de gestion (Bureau du Coordonnateur  Résident – RCO, les budgets de l’UNDSS, les budgets du Bureau;

  • Assurer les fonctions de  Finances, le cas échéant, pour garantir la continuité des activités de l’Unité des Finances;

  • Aider à l’organisation des processus de voyages et de  logistique  pour l’Unité des Opérations, tels que:

  • La préparation des Autorisations de voyages et demandes liées aux voyages/missions;

  • Appui administratif dans l’organisation des conférences, ateliers, retraites;

  • Collecte d’informations dans le cadre de l’Indemnité Journalière de subsistance (DSA), les enquêtes sur les agences de voyage et autres enquêtes administratives; aider dans la fourniture de services communs;

  • Arrangements de transport,  entretien régulier assurance des véhicules;

  • Tenue du système de classement pour assurer la bonne garde des informations confidentielles;

  • Récupération de données à partir de différentes sources;

  • Recherche et collecte de données statistiques à partir de sources internes et externes; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques;

  • Suivi des échéances, des engagements pris, des mesures prises et coordination de la collecte et Soumission des rapports au Chef d’Unité;

  • Assistance dans la préparation du budget, fourniture d’informations pour les besoins d’audit.

 Garantir une assistance effective dans le cadre de la gestion des audits, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Aider le Responsable du HACT pour assurer une bonne mise en œuvre du plan-assurance HACT en étroite collaboration avec les Unités Programme et Opérations;

  • Aider le DPA–O dans l’organisation des d’audit NIM, DIM et du Bureau Pays (CO), avec notamment le suivi de la mise en œuvre des recommandations faites lors desdits audits;

  • Assurer la liaison avec différentes  unités en vue de recueillir les contributions pour la préparation des audits et la diffusion des recommandations pour mise en œuvre.

  Contribuer au renforcement et au partage des connaissances et à leur diffusion au sein du Bureau Pays, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après: 

  • Former le personnel sur les procedures administratives;

  • Information/échanges d’information ‘avec le personnel sur les questions liées à leur domaine d’activité;

  • Contribution active/effective aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique;

  • Contribution active à l’organisation de sessions de formation et assurer le secrétariat au sein du Comité  d’Apprentissage.

 Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de l’unité. L’analyse et la présentation exactes des informations ainsi que les travaux qui ont fait l’objet d’une recherche exhaustive et toute documentation complète contribuent au renforcement des capacités du Bureau et facilitent la prise de décisions adéquates par le superviseur. L’initiative personnelle du titulaire est un élément décisif pour la réussite des travaux et leur finalisation en temps utile.

Competencies

Compétences et Facteurs de Succès cruciaux


Compétences relatives à la Fonction:


Tenue des données et des bases de données

Développement de Partenariats Stratégiques

  • Analyser les informations de référence et sélectionner les initiatives favorables à la création de partenariats

  • Développement de Partenariats Stratégiques 

Promotion de l’Apprentissage et de la diffusion des connaissances au sein de l’Organisation

 Recherche et analyse de Base

  • Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches;

  • Rechercher les bonnes pratiques et proposer de nouvelles voies plus efficaces pour effectuer le travail;

Connaissance du Travail/Expertise technique

Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures

  • Comprendre les principaux processus et méthodes de travail liés au post;

  • Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l’Organisation relatives au poste, et les appliquer de façon cohérente dans l’exécution de ses tâches professionnelles;

  • S’efforcer de mettre à jour ses connaissances du travail à l’aide d’un auto-perfectionnement et d’autres moyens d’apprentissage;

  • Avoir une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’exécution des tâches assignées.

 Promotion du Changement et du Développement au sein de l’Organisation

 

 Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel

  • Aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre de Systèmes/mécanismes de Gestion

 

Collecte des Données et mise en œuvre de Systèmes/mécanismes de Gestion

  • Utiliser les informations/bases de données/les autres systèmes de gestion;

  • Contribuer à la mise au point de simples composants du système;

  • Faire des recommandations sur les procédures de travail et la mise en œuvre des systèmes de gestion.

Orientation Client

Entretenir des bonnes relations avec la clientèle

  • Rendre compte aux clients internes et externes en temps utiles et de manière approprié;

  • Organiser et prioriser le programme de travail pour tenir compte tenu des besoins des clients et des échéances;

  • Nouer, consolider et entretenir des relations solides au sein de l’Unité de travail et avec les clients internes et externes;

  • Réagir avec promptitude aux sollicitations du client.

Promotion de la Redevabilité et de la Gestion axée sur les Résultats

Collecte et diffusion de l’information

  • Collecter et diffuser les informations sur les meilleures pratiques en  matière de redevabilité et de  de gestion axée sur les résultats;

  • Préparer en temps utile des données pour les rapports.

 

Compétences relatives à l’Organisation:

Promotion de l’éthique et de l’intégrité

  • Faire preuve de connaissances et de jugement éclairés sur l’Organisation;

  • Perfectionnement personnel, esprit d’initiative;

  • Avoir l’esprit d’équipe et agir en bon membre d’équipe en facilitant le travail d’équipe;

  • Faciliter et encourager une communication transparente au sein de l’équipe, grâce à une communication effective;

  • Créer des synergies grâce à une bonne maîtrise de soi;

  • Gérer les conflits.

Apprentissage et diffusion des connaissances et encourager l’apprentissage des autres. Il incombe à tout membre du personnel d’assurer la promotion de l’apprentissage/la gestion des connaissances.

Prise de décisions éclairées et transparentes.

 

Required Skills and Experience

Education

  • Niveau secondaire. Certification en administration souhaitée.

  • Diplôme universitaire en Administration des Affaires ou en Administration Publique serait souhaitée mais n’est pas une exigence 

Expérience

  • Au moins 6 ans d’expérience avérée et administration ou service d’assistance au programme. Connaissances avérées en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel, etc.). Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne

Niveau de langue requis

  • Bonne maîtrise du français et de l’anglais (écrit et parlé).

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

 

Postulez sur http://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=44254

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VIDEO

Surmonter les difficultés -- David Laroche

Pourquoi vivons-nous des difficultés? Pourquoi ce n’est pas plus facile? Si vous aussi vous vous posez ces questions alors regardez cette vidéo pour avoir les réponses que j’ai trouvé à ces questions.

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